Perbedaan Tugas Procurement dan Purchasing di Perusahaan

Procurement dan Purchasing adalah dua istilah nan saling berkaitan. Procurement adalah proses pengadaan peralatan dan jasa dari vendor rekanan alias pihak ketiga. Sedangkan, Purchasing adalah adalah serangkaian proses untuk membeli peralatan dan jasa. Meskipun pengertiannya mirip, namun kegunaan dan metodenya berbeda.

Kegiatan Procurement memerlukan info lengkap, seperti: perincian peralatan dan jasa nan dipesan, budget nan dimiliki, dan track record vendor dalam memenuhi pesanan. Purchasing merupakan aktivitas nan lebih sederhana lantaran melibatkan tugas, seperti: memesan, membeli, menerima, dan melunasi pembayaran.

Perbedaan Procurement dan Purchashing di perusahaan terletak pada konsentrasi dan metodenya. Tujuan akhir dari Procurement dan Purchasing juga berbeda. Berikut ini perbedaan tugas Procurement dan Purchasing.

Tujuan Akhir Procurement dan Purchasing

Perbedaan Procurement dan Purchasing nan paling jelas ada di tujuan akhirnya. Tujuan Procurement adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan dan memenuhi kebutuhan perusahaan. Proses pengadaan memerlukan info komplit mengenai apa saja kebutuhan perusahaan, sumber daya nan dimiliki, dan keahlian finansial. Hal ini bermaksud agar proses pengadaan memang sesuai dengan kebutuhan dan keahlian perusahaan.

Purchasing mempunyai tujuan untuk membeli peralatan dan jasa untuk perusahaan. Tim purchasing bekerja melakukan pembelian ke vendor dan terkadang memerlukan negosiasi untuk mengatur pengeluaran perusahaan. Negosiasi nan baik membikin Purcashing dapat membeli peralatan dan jasa nan kualitasnya sesuai kebutuhan dengan nilai lebih murah.

Cara Menilai Barang dan Jasa

Proses Procurement dan Purchasing bisa dibedakan dari gimana langkah mereka memandang peralatan dan jasa. Tim Procurement lebih mengutamakan kualitas dan nilai peralatan alias jasa dibanding harganya. Sedangkan, Purchasing lebih konsentrasi pada nilai dibanding kualitas produk nan dipesan. Selama spesifikasi dasar peralatan dan jasa sesuai dengan kebutuhan, faktor-faktor non esensial lain seperti nama besar brand bakal dikesampingkan.

Kapan Procurement dan Purchasing Bekerja ?

Procurement mulai bekerja dari proses awal sampai akhir. Tim Procurement bekerja memantau semua proses pengadaan untuk memperoleh semua peralatan dan jasa nan dibutuhkan. Sedangkan, Purchasing hanya terlibat saat pembelian dan pembayaran peralatan dan jasa saja.

Perbedaan Procurement dan Purchasing juga bisa dilihat dari tugas dan keterlibatannya. Procurement mulai bekerja dari pengenalan kebutuhan perusahaan, memproses pengadaaan, membikin dan menutup perjanjian pembelian, dan melakukan pencatatan. Purchasing hanya bekerja saat pemesanan, pengiriman, dan pembayaran saja.

Hubungan dengan Vendor Barang dan Jasa

Dalam menjaga hubungan baik dengan vendor alias pemasok peralatan dan jasa, Procurement lebih konsentrasi untuk membangun hubungan jangka panjang. Hubungan relasional nan baik diharapkan bisa mempermudah proses pengadaan di kemudian hari. Procurement juga berambisi hubungan nan baik dan jangka panjang membikin nilai peralatan dan jasa lebih murah alias mendapat keringanan dalam pelunasan alias termin lebih panjang.

Berbeda dari Purchasing nan fokusnya hanya ke hubungan jangka pendek. Tim Purchasing konsentrasi melakukan transaksi secara efisien sehingga tidak terlalu peduli dengan pengembangan hubungan jangka panjang dengan vendor. Hubungan Purchasing dan vendor hanya transaksional, alias terjadi saat pembelian saja.

Proses Purchasing dalam Procurement

Sebenarnya Purchasing adalah salah satu proses dalam Procurement. Berikut ini tugas Purchasing saat melakukan pengadaan peralatan dan jasa di perusahaan:

• Pemilihan Vendor. Setelah mendapat rincian kebutuhan, Purchasing bakal memilih dan menentukan vendor nan tepat. Ada beberapa pertimbangan saat memilih vendor, seperti: rekomendasi vendor, track record saat memenuhi kebutuhan perusahaan selama ini, sampai nilai dan jasa nan diberikan.
• Melakukan Pemesanan Barang dan Jasa. Setelah memilih vendor, Purchasing bakal melakukan pemesanan dengan menyusun PO (Purchase Order). Dokumen PO bakal dikirim ke vendor sebagai bukti pemesanan. Di dalam PO terdapat info peralatan alias jasa, jumlah pesanan, dan nilai nan sudah disepakati bersama.
• Menerima Delivery Order alias Work Order. Vendor bakal mengirim Delivery Order alias Work Order. Tim Purchasing kudu memantau kapan peralatan alias jasa sampai dan kualitasnya. Purchasing kudu memantau pengiriman agar tidak menggangu operasional perusahaan.
• Menerima Barang dan Jasa nan Dipesan. Tim Purchasing kudu memeriksa peralatan dan jasa nan sudah sampai. Tim kudu mengecek apakah sesuai dengan arsip Purchase Order. Jika tidak sesuai, Purchasing berkuasa mengusulkan pengembalian.
• Pengecekan Dokumen Pengadaan. Setelah peralatan diterima dengan baik, tim Purchasing kudu melakukan pengecekan ulang semua arsip transaksi, seperti invoice, PO, DO alias WO, dan pajak. Tujuannya untuk menghindari perbedaan nominal pada nilai nan sudah disepakati sebelumnya.
• Pembayaran Tagihan dan Faktur. Pelunasan peralatan dan jasa kudu sesuai dengan termin nan disepakati. Di sinilah pentingnya keahlian negosiasi. Tim Purchasing bisa bermusyawarah untuk mendapat nilai lebih murah alias termin lebih panjang, termasuk opsi pelunasan dengan cicilan. Dengan begitu, Purchasing dapat membantu melancarkan cash flow perusahaan saat pengadaan.

Kesimpulan

Perbedaan Procurement dan Purchasing terlihat dari proses kerja dan fokusnya. Namun sebenarnya, Purchasing dan Procurement tidak bisa dibedakan. Alasannya, lantaran Purchasing itu sendiri adalah salah satu proses dalam Procurement. Purchasing hanya mencakup beberapa aktivitas nan dilakukan dalam keseluruhan proses pada Procurement.